DocNameBuddy

Dokumente klug umbenennen

Zeitgemäßes Umbenennen von Dokument-Dateien auf Basis des Inhalts. Bringen Sie Ordnung in Ihr Dateileben ;)

Wie es funktioniert

  1. Dokument(e) auswählen

Wählen Sie eine oder mehrere geschäftliche Dokument-Dateien, die Sie gerne umbenennen möchten und starten Sie den Dokument-Scan.Folgende Dateiformate werden unterstützt: .pdf .png .jpg(.jpeg) .tif(.tiff) .bmp und weitere folgen.

  1. Merkmale extrahieren

Die intelligente Text- und Entitätserkennung analysiert und extrahiert bedeutsame Daten wie Adressen, Datumsangaben oder Schlüssel-Wert-Paare aus geschäftlichen Dokumenten, ohne KI-Abhängigkeit bzw. Cloud-Zwang.

  1. Dateien umbenennen

Nutzen Sie die Umbenennungsvorschau, um den Dateinamen durch die Multi-Auswahl der gefundenen Merkmalswerte bei Bedarf anzupassen.

  1. Umbenannte Dokumente managen

Die Umbenennungshistorie erlaubt Ihnen das Durchsuchen aller extrahierten Dokument-Merkmale und erneutes Umbenennen der bereits umbenannten Dokument-Dateien.

Warum DocNameBuddy

Lokale Ausführung

Ihre Daten bleiben garantiert an Ort und Stelle. Keine Online-KI und keine Cloud erforderlich.

Wichtige Merkmale

Nach Extraktion von Merkmalen wie Datum, Adresse oder Betreff erfolgt eine Priorisierung der für einen sinnvollen Dateinamen in Frage kommenden Merkmalswerte.

Formate und Sprachen

Sie erhalten Unterstützung für diverse Dokument- und Bildformate (PDF, TIF, PNG, JPG und mehr) und bei unterschiedlichen Dokumentsprachen (momentan Deutsch, Englisch, Französich, Spanisch, Italienisch, Polnisch, Niederländisch).

Namenskonvention und Dokumentenorganisation

Eine ordentliche Dateinamenskonvention sorgt für Übersicht. Nach dem smarten Umbenennen von Dokument-Dateien werden diese logisch organisiert und sorgen für ein leichtgewichtiges Dokumentenmanagementsystem.

Über DocNameBuddy

Ein Dokument wie bspw. eine Rechnung enthält in der Regel Merkmale zur Bestimmung eines wertvollen Dateinamens, der einer definierten Namenskonvention folgt und damit auf einen Blick erkennen lässt, was sich inhaltlich in einem Dokument befindet.

Beschreibung aller Features - Store-Link:

FAQs

Andere Apps können bspw. über Angabe regulärer Ausdrücke, Muster angeben, um Teile oder den ganzen Namen einer oder mehrerer Dateien umzubenennen. Sie analysieren jedoch nicht den Inhalt einer Datei und extrahieren (mit Hilfe von OCR - Optical Character Recognition und NER - Natural Entity Recognition) daraus Metadaten wie es der DocNameBuddy macht.

Durch das Hochladen eines Dokuments, welches ggf. auch sensible Daten enhält, liegen die Daten im Netz und können missbraucht, verkauft oder entwendet werden. Der DocNameBuddy erledigt die gesamte Verarbeitung eines Dokuments Offline-KI gestützt auf Ihrem lokalen System.

Umbenennen auf Basis des Inhalts ist ein komplexes Unterfangen. DocNameBuddy vereint Texterkennung, Entitätenerkennung und die Layoutanalyse, um den optimalen Dateinamen zu bestimmen. Im Unternehmensumfeld finden sich ähnliche Lösungen (in der Regel ein Nebenprodukt einer kostspieligen Enterprise-Lösung). Privatpersonen, Kleinunternehmer, Freiberufler und kleine Unternehmen (max. 10 MA, max. 1 Mio Umsatz) können zu überschaubaren Kosten Dokument-Dateien nicht nur umbenennen lassen, sondern diese auch nach der Umbenennung verwalten (erneutes Umbenennen, öffnen, suchen in den extrahierten Merkmalen). Zur Individuallizensierung nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

Das kann verschiedene Gründe haben:
- Ausreichend Kontingent vorhanden? Das Kontingent zur physikalischen Umbenennung muss über das Kontingent-Addon bezogen werden (Kauf ist in der App selbst möglich). Ohne Kontingent erfolgt lediglich eine logische Umbenennung. Mit Kontigent können jedoch diese Dateien nachträglich über die Umbenennungshistorie physikalisch umbenannt werden. Ohne Kontigent kann der Dateiname auch über die Umbennungshistorie in die Zwischenablage kopiert werden (um im Fileexplorer die entsprechende Datei umzubenennen).
- Wenn die Erkennung der Dokumentinhalte (Bestandteile) scheitert und kein einziges Merkmal erkannt wurde, dann erfolgt keine Umbenennung.
- Die eigentliche Umbenennung kann nicht erfolgen wenn die Datei nicht geschrieben werden kann (da geöffnet oder erforderliche Berechtiungen fehlen). Die Datei wird dann jedoch logisch umbenannt und kann damit nachträglich umbenannt werden (s.o.).